RENSEIGNEMENTS POUR LES CONFÉRENCIERS

Nous sommes ravis de vous souhaiter la bienvenue et espérons que vous profiterez de votre participation au programme du congrès annuel 2023 de la SCP. Nous avons comme priorité de travailler en étroite collaboration avec vous. Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide dans le cadre de votre présentation, prenez contact avec nous à meetings@cps.ca.

Détails de la conférence

Le congrès aura lieu du 25 au 27 mai 2023 à :

Centre des congrès de Halifax

1650, rue Argyle, Halifax (N.-É.)

Ressources pour les conférenciers

La SCP a préparé un guide détaillé à l’intention de tous les conférenciers qui se préparent à participer. Ce guide contient des informations sur le format de la présentation, les diapositives, les détails audiovisuels, la documentation à distribuer et les médias sociaux. Vous pouvez télécharger ce guide et d'autres ressources ci-dessous.

Échéances pour les conférenciers

Il est essentiel de respecter les échéances indiquées ci-dessous, et nous vous remercions de vous y soumettre. En qualité de conférencier au congrès, vous acceptez de donner votre présentation en mai et de transmettre vos renseignements personnels aux dates suivantes :

Mesure à prendre	Échéance	Explication	Conférencier applicables
Formulaire d'entente avec le conférencier et de déclaration de conflits d'intérêts	Une semaine après avoir confirmé votre disponibilité	Remplissez le formulaire d'entente et de divulgation de conflits d'intérêts (lien par courriel).	Tous les conférenciers
Photo de type portrait et biographie	Le 19 décembre 2022	Cette information peut être ajoutée à votre page de profil, sous votre profil d’inscription.	Tous les conférenciers
Hébergement et déplacements	Le 5 mars 2023	Prendre impérativement toutes les réservations relatives aux déplacements par l’entremise de l’agent de voyage officiel de la SCP. Les conférenciers applicables recevront un courriel à cet effet.	Séances générales, séances conjointes et sections de surspécialité
Inscription	Le 14 mars 2023	Le personnel de la SCP vous remettra un mot de passe pour mettre à jour votre inscription et votre profil.	Tous les conférenciers
Documentation à distribuer	Le 19 mai 2023	Téléversez vos documents à distrubuer dans votre profil d'inscription. Votre document sera transmis aux congressistes par l'application du congrès seulement.	Tous les conférenciers
Présentations	Le mai 22 2023	Les conférenciers doivent téléverser leur présentation dans leur profil d'inscription avant le début du congrès.	Tous les conférenciers.
Formulaire de dépenses	Le 30 juin 2023	Les conférenciers applicables recevront un formulaire de dépenses par courriel après le congrès.	Séances générales, séances conjointes et sections de surspécialité

Inscription et dépenses

Les conférenciers reçoivent une inscription gratuite au congrès. Ils sont inscrits par la SCP à la réception du formulaire d’entente rempli. Le personnel de la SCP leur remettra un mot de passe pour qu’ils indiquent sur leur formulaire d’inscription les séances auxquelles ils désirent assister.

Le congrès annuel de la SCP utilise la politique suivante relative à l’approbation et au remboursement des dépenses des conférenciers dans l’intérêt de la SCP, afin de maximiser la santé financière du congrès annuel de la SCP.

Conférenciers d'une séance proposée :

Le conférencier d’une séance proposée est un présentateur dont la proposition générale a été soumise au comité du congrès annuel, qui l’a acceptée. Ce conférencier reçoit une inscription gratuite mais doivent payer tous les frais qui ne correspondent pas à l’inscription générale, tels que l’inscription aux activités sociales ou aux ateliers. Ces conférenciers sont tenus de payer leurs déplacements, leur hébergement et toutes leurs autres dépenses.

Conférenciers aux séances générales, conjointes et aux séances des sections :

Le conférencier aux séances générales, conjointes et aux séances des sections n’a pas soumis de projet par l’entremise du processus de proposition générale. Une fois approuvé par le comité du congrès annuel, ce conférencier reçoit une inscription gratuite et se verra rembourser les dépenses de l’hébergement et voyage comme indiqué dans le Guide des conférenciers.

Salle de préparation des conférenciers

La salle de préparation des conférenciers de cette année sera située au niveau de la salle de bal dans la salle 506. Consulter le Guide des conférenciers pour plus de renseignements, à l’usage des conférenciers sur place pendant le congrès. Plusieurs ordinateurs seront mis à votre disposition pour réviser votre présentation. Les ordinateurs sont dotés du logiciel de présentation PowerPoint de Microsoft. Aucune imprimante ni aucun photocopieur n’est disponible. Les services de soutien aux conférenciers peuvent répondre à tous vos besoins techniques.

Toutes les présentations doivent être téléversées dans le portail des conférenciers au plus tard le lundi 22 mai 2023. Après cette date, tous les conférenciers qui font des présentations assistées par ordinateur doivent se rendre à la salle de préparation des conférenciers pour la télécharger dans le système central. Nous vous prions de vous y rendre six à 12 heures avant l’heure de leur séance pour téléverser votre presentation. Il y aura ainsi amplement de temps pour régler tout problème de comptabilité, répéter et finaliser la présentation avant de la remettre au préposé.

Heures d’ouverture de la salle de préparation de conférenciers

Le mercredi 24 mai : de 12 h à 19 h

Du jeudi 25 mai au samedi 27 mai : de 7 h à 17 h