RENSEIGNEMENTS POUR LES CONFÉRENCIERS
Détails de la conférence
Ressources pour les conférenciers
La SCP a préparé un guide détaillé à l’intention de tous les conférenciers qui se préparent à participer. Ce guide contient des informations sur le format de la présentation, les détails audiovisuels, la documentation à distribuer et les médias sociaux. Vous pouvez télécharger ce guide et d'autres ressources ci-dessous.
Échéances pour les conférenciers
Il est essentiel de respecter les échéances indiquées ci-dessous, et nous vous remercions de vous y soumettre. En qualité de conférencier au congrès, vous acceptez de donner votre présentation en mai et de transmettre vos renseignements personnels aux dates suivantes :
| Échéance | Mesures à prendre | Information détaillée | Conférenciers applicables |
|---|---|---|---|
| Une semaine après avoir confirmé votre disponibilité | Formulaire d'entente avec le conférencier et de déclaration de conflits d'intérêts | Remplissez le formulaire d'entente et de divulgation de conflits d'intérêts (lien par courriel). | Tous |
| Le 30 janvier 2025 | Votre biographie | Envoyer un courriel à meetings@cps.ca | Tous |
| Le 31 mars 2025 | Inscription |
En janvier 2025, vous recevrez un code en vue de votre inscription gratuite. |
Tous les conférenciers (à moins d’une indication à l’effet contraire) |
| Le 3 avril 2025 | Déplacements | Prendre impérativement toutes les réservations relatives aux déplacements par l’entremise de l’agent de voyage officiel de la SCP. Les conférenciers applicables recevront un courriel à cet effet. | Séances générales, séances conjointes et sections de surspécialité |
| Le 3 mai 2025 | Hébergement | Prendre impérativement toutes les réservations relatives aux déplacements par l’entremise de l’agent de voyage officiel de la SCP. Les conférenciers applicables recevront un courriel à cet effet. | Séances générales, séances conjointes et sections de surspécialité |
| Le 19 mai 2025 | Documentation à distribuer | En mars 2025, les conférenciers recevront un courriel contenant l'information sur la manière de soumettre leur documentation. | Tous |
| Le 26 mai 2025 | Présentations | En mars 2025, les conférenciers recevront un courriel contenant l'information sur la manière de soumettre leur présentation. | Tous |
| Le 30 juin 2025 | Formulaire de dépenses | Les conférenciers applicables recevront un formulaire de dépenses par courriel après le congrès. | Séances générales, séances conjointes et sections de surspécialité |
Inscription et dépenses
Les conférenciers reçoivent une inscription gratuite au congrès. Le personnel de la SCP remettra un code aux conférencières et conférenciers pour qu'ils s'inscrivent..
Le congrès annuel de la SCP utilise la politique suivante relative à l’approbation et au remboursement des dépenses des conférenciers dans l’intérêt de la SCP, afin de maximiser la santé financière du congrès annuel de la SCP.
Conférenciers d'une séance proposée :
Le conférencier d’une séance proposée est un présentateur dont la proposition générale a été soumise au comité du congrès annuel, qui l’a acceptée. Ce conférencier reçoit une inscription gratuite mais doivent payer tous les frais qui ne correspondent pas à l’inscription générale, tels que l’inscription aux activités sociales ou aux ateliers. Ces conférenciers sont tenus de payer leurs déplacements, leur hébergement et toutes leurs autres dépenses.
Salle de préparation des conférenciers
La salle de préparation des conférenciers de cette année sera située au niveau 2 du Centre des congrès de Québec dans la salle 201C. Consulter le Guide des conférenciers pour plus de renseignements, à l’usage des conférenciers sur place pendant le congrès. Plusieurs ordinateurs seront mis à votre disposition pour réviser votre présentation. Les ordinateurs sont dotés du logiciel de présentation PowerPoint de Microsoft. Aucune imprimante ni aucun photocopieur n’est disponible. Les services de soutien aux conférenciers peuvent répondre à tous vos besoins techniques.
Toutes les présentations doivent être téléversées dans le portail des conférenciers au plus tard le lundi 26 mai 2025. Après cette date, tous les conférenciers qui font des présentations assistées par ordinateur doivent se rendre à la salle de préparation des conférenciers pour la télécharger dans le système central. Nous vous prions de vous y rendre six à 12 heures avant l’heure de leur séance pour téléverser votre presentation. Il y aura ainsi amplement de temps pour régler tout problème de comptabilité, répéter et finaliser la présentation avant de la remettre au préposé.
