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CONDITIONS GENERALES D’INSCRIPTIONS INDIVIDUELLES

Par « Colloquium », on entend la société en charge de l’organisation de l’Evènement, dans la cadre d’un mandat préalable consenti par son mandant ou donneur, en général, une association professionnelle, COLLOQUIUM agissant en consequence au nom et pour le compte de ce dernier.

Par « Inscription individuelle », on entend l’inscription d’une personne physique ou morale.

Par « Client », on entend la personne morale ou physique effectuant une demande d’inscription.

Par « Participant », on entend la personne dont l’inscription est confirmée (Ex. congressiste, exposant etc…).

Par « Prestations », on entend les prestations dont est en charge Colloquium dans le cadre de l’organisation de l’Evénement. Les prestations pourraient être détaillées sur le Site.

Par « Site », on entend le site web dédié à l’Evénement.

Par «Evénement », on entend la manifestation au titre de laquelle l’inscription est faite (le congrès, la conférence, la journée de formation, etc…), propriété du donneur d’ordre de Colloquium.

Par « Conditions Particulières », également les « CP », on entend l’ensemble des dispositions non prévues aux conditions générales et expressement mentionnées sur les differentes pages Web du Site. En cas de contradiction, les CP prédominent sur les Conditions Générales. Les CP et Conditions Générales constituent l’intégralité des accords entre le Client et Colloquium, mandataire de son donneur d’ordre.

1. Domaine d'application

Les présentes conditions sont applicables aux inscriptions individuelles sur le Site, le Client se portant faort du respect desdites conditions, et des CP par les Participants.

2. Utilisation du Site

Le Site permet d’offrir aux Clients la possibilité de s’inscrire à l’Evénement soit directement en ligne soit par le biais d’un bon de commande retourné à Colloquium. Le Client est responsable financièrement de ses démarches sur le Site. Il garantit également la véracité et l’exactitude des informations le concernant fournies sur le Site. Une utilisation du Site qui serait frauduleuse, ou qui contreviendrait aux présentes justifiera que soit refusé au Client, à tout moment, l’accès aux Prestations proposées par Colloquium.

3. Procédure d’inscription

L’Inscription Individuelle s’effectue exclusivement en ligne sur le Site avec paiement en ligne et/ou si prévu aux CP, par correspondance via le formulaire d’inscription officiel à retourner avec le paiement, nonobstant la possibilité d’une inscription on site.

Aucune inscription ne sera effectuée et/ou acceptée et/ou confirmée par téléphone, fax ni dans les locaux de Colloquium.

La réservation de Prestations est réservée aux seuls Clients ayant préalablement pris connaissance des présentes Conditions Générales et les Conditions Particulières, dans leur intégralité et les ayant acceptés en cochant la case prévue à cet effet ou, si prévu aux CP, en retournant le formulaire d’inscription dûment rempli et signé. Sans cette acceptation, la poursuite du processus d’inscription est techniquement impossible.

En conséquence, la finalisation du processus d’inscription sur le Site ou l’envoi du formulaire d’inscription dûment rempli, signé et receptionné par Colloquium vaut acceptation expresse par le Client des CP et Conditions Générales.

Dès que le paiement est reçu, une confirmation de l’inscription qui devient alors définitive est alors transmise au Client. Aucune inscription n’est confirmée si elle n’est pas accompagnée du règlement correspondant. A défaut de reception du paiement, l’inscription est donc nulle et non avenue. Il en est de meme en cas de reception du paiement au dela des délais prévus aux CP.

Le nombre de participants à l’Evènement peut être limité. Colloquium se réserve le droit de refuser des inscriptions.

De plus, Colloquium se réserve le droit de refuser une demande d'inscription pour quelque motif que ce soit, et sans avoir à justifier sa décision.

Les badges permettant d’accéder à l’Evénement sont nominatifs et ne peuvent être retirés que par leur titulaire sur présentation d’une pièce d’identité. Ils ne sont pas echangeables et ne peuvent être revendus.

4. Procédure d’inscription spécifique dans le cadre de la formation continue

La demande d'inscription doit être effectuée en ligne sur le formulaire dédié et au plus tard 3 semaines avant le premier jour de l’Evènement. Aucun autre moyen d'inscription ne sera accepté.

La convention de formation est à imprimer par le Participant et à faire compléter et signer par l’organisme de formation. Ce document doit ensuite être envoyé à Colloquium pour validation définitive de l’inscription.

La confirmation d’inscription sera envoyée par email ou courrier postal dès réception par Colloquium de la convention de formation et de la lettre d’engagement dûment complétées et signées. Aucune inscription ne sera confirmée par téléphone.

En cas de non réception des documents complétés et signés dans un délai de 2 semaines suivant la demande d'inscription, l'inscription et toutes les prestations liées seront automatiquement annulées.

Les prestations complémentaires nécessitant un règlement avant la Manifestation seront automatiquement annulées si le règlement ne parvient pas à Colloquium dans un délai de 2 semaines après la réception de la demande.

La facture sera adressée à l'issue de la Manifestation à l’adresse de facturation renseignée lors de l’inscription. Paiement de la facture sous 30 jours à partir de la date d’émission de la facture.

De manière générale, une attestation de présence sera remise sur place aux Participants qui doivent la transmettre à leur service de formation continue.

5. Tarifs et paiements

Les tarifs ainsi que le détail des services proposés sont indiqués sur le Site et peuvent être détaillés par catégories de participants (ex. étudiants, membres, non membres, etc.…).

Le tarif retenu pour l’inscription est celui en vigueur à la date de l’inscription faite en ligne et/ou de la reception du formulaire d’inscription.

Sauf indiqué differemment aux CP, les prix sont exprimé en HT + TVA. La TVA en vigueur dans le pays de l’Evénement est donc inclus dans le prix indiqué. Sauf mentions contraires sur le Site, ne sont pas compris dans les tarifs les frais de transport, d’hébergement et de restauration ; les droits d’entrée pour l’accompagnant ; les frais pour l’éventuelle modification de l’inscription.

Les paiements par carte bancaire s’effectuent directement sur le Site.

Pour tout paiement par virement ou chèque bancaire, si possible, le Client dispose d'un délai de 15 jours à partir de la date de l’inscription pour faire parvenir à Colloquium le règlement correspondant. À défaut de réception de paiement par Colloquium dans les délais susmentionnés l’inscription et toutes les prestations annexes seront automatiquement annulées.

Il est précisé que tout paiement par chèque ou virement doit être effectué au plus tard 2 semaines avant le premier jour de l’Evénement.

Les éventuels frais bancaires sont à la charge exclusive du Client/Participant.

6. Modifications de l’inscription

Tout changement de nom du Participant sera considéré comme une annulation et donnera lieu à une nouvelle inscription au tarif en vigueur au moment de la réception du nom du nouveau Participant. Il est précisé que le tarif applicable est celui de la date de réception des détails de l’inscription et du paiement.

Tout changement de nom du Participant entraîne également la facturation par Colloquium des frais administratifs au Participant. Le montant des frais susceptibles d’être facturés figure dans les CP.

7. Respect des règlements de l’Evènement

En s’incrivant, le Client s’engage au respect de l’ensemble des règlements applicables dans le cadre de l’Evènement ainsi qu’à l’ensemble des directives et consignes des organisateurs. Le Client se porte du respect de ces réglements par le Participant.

Toute infraction auxdits règlements peut entraîner l'exclusion du Participant contrevenant, et ce à la seule volonté de Colloquium, même sans mise en demeure, et ce sans remboursement du montant de sa participation ou d'une quelconque somme par lui versée qui restera acquise à Colloquium.

8. Conditions d’annulation

Toute annulation par le Client de son Inscription doit être communiquée par écrit au secrétariat de l’Evénement (fax ou courrier ou e-mail).

À défaut de dispositions spécifiques dans les conditions particulières concernant les conditions d’annulation, les conditions suivantes sont applicables :

toute annulation signifiée au plus tard 8 semaines avant le premier jour de l’évènement : remboursement des montants versés pour l’inscription et les prestations annexes déduction faite de 50 € de frais administratifs. En cas de non-règlement des sommes dues au moment de l’annulation, ces frais administratifs resteraient dus.

Pour toute annulation signifiée à moins de 8 semaines avant le premier jour de l’Evènement: aucun remboursement ne sera effectué. En cas de non-règlement des sommes dues au moment de l’annulation, la totalité de ces montants resterait due.

Les remboursements éventuels sont effectués après l’Evénement. Toute demande de remboursement doit être faite au plus tard 4 semaines après le premier jour de l’Evènement. Aucune demande de remboursement ne sera traitée une fois ce délai expiré.

9. Preuve

Il est expressément convenu que, sauf erreur manifeste de la part de Colloquium dont le Client rapporterait la preuve, les données conservées dans le système d’information de Colloquium ont force probante quant aux inscriptions faites par le Client. Les données sur support informatique ou électronique constituent des preuves valables et en tant que telles, sont recevables dans les mêmes conditions et avec la même force probante que tout document qui serait établi, reçu ou conservé par écrit.

10. Responsabilité

10.1 Pour l’utilisation du Site : Aucune garantie n’est donnée au Client s’agissant de :

       - l’absence d’anomalies, d’erreurs et bugs susceptibles d’affecter la navigation sur le Site ou la mise en œuvre d’une       fonctionnalité quelconque proposée sur le Site ;

       - ou de la possibilité de corriger ces anomalies, erreurs ou bugs ; ou de

       - l’absence d’interruption ou de panne dans le fonctionnement du Site ; ou de

       - l’éventuelle compatibilité du Site avec un matériel ou une configuration particulière.

En aucun cas, Colloquium ne sera responsable des dommages directs ou indirects et/ou immatériels, prévisibles ou imprévisibles (incluant la perte de profits ou d’une chance…) découlant de la fourniture et/ou de l’utilisation ou de l’impossibilité totale ou partielle d’utiliser les fonctionnalités du Site.

En tout état de cause, le Client déclare connaître les caractéristiques et les limites de l'Internet, en particulier ses performances techniques, les temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des données et les risques liés à la sécurité des communications.

10.2 Pour les Prestations :

La responsabilité de Colloquium ne peut être engagée qu'en cas de négligence dans le cadre de l’exécution des Prestations, négligence dont il appartient au Client/Participant d'apporter la preuve.

11. Assurances

11.1 - Colloquium déclare avoir souscrit auprès d’une compagnie notoirement solvable une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile au titre des prestations qu’il réalisera dans le cadre du présent contrat. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s'étendre :

       − aux dommages causés par des tiers aux Participants ni causés par des Participants à des tiers ;

       − ainsi qu’aux dommages causés aux biens sous la garde du Participant.

11.2 - La société gérant les lieux ou se tient l’évènement répond de sa responsabilité civile en sa qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à la tenue de l’Evènement, ainsi que pour l'exploitation des entreprises et activités qu'il gère directement. Il en est de même pour toutes les entreprises extérieures.

11.3 - Il est recommandé aux Clients, Participants et personnes accompagnantes de souscrire

       − une police d’assurance responsabilité civile individuelle pour couvrir tous les dommages causés à autrui soit par eux-même, soit par leur personnel ou leurs installations.

       − une police d’assurance garantissant les matériels leur appartenant ou les biens confiés apportés lors de l’Evènement

       − toute autre police d’assurance adéquate en lien avec leur séjour sur les lieux de l’Evénement (santé, accident, rapatriement, annulation).

Applicables pendant ou à la suite de l’Evènement ou pendant ou à la suite d’événements organisés autour de l’Evènement, la responsabilité de Colloquium ne pouvant être engagée dans les situations ci avant énumérées.

Si prévu aux CP, en cas d’évenement exterieur empechant le Participant de se rendre sur l’Evénement, le Client aura la possibilité de souscrire sur le Site (via un lien hypertexte vers notre partenaire) une assurance annulation individuelle couvrant ses frais liés à la participation à l’Evénement (Ex. droits d’inscription, frais d’hôtel, frais de voyage etc..) dans les limites des garanties proposées. Cette prestation est alors commercalisée par un partenaire specialisé de Colloquium en son propre nom, sans que Colloquium ne puisse être associé à ce service, ni voir sa responsabilité engagée en la matière.

12. Force majeure

En cas d’impossibilité de disposer des locaux prévus ou autres moyens essentiels prévus pour la tenue de l'Événement et ce pour des raisons de force majeure, ou tout autre cas de force majeure empêchant la tenue de l'Événement, Colloquium pourra changer de lieu ou en différer la date. Dans ces conditions, l’inscription restera valable pour l'Évènement modifié sans possibilité de réclamation pour le Client ou le Participant.

En cas d’impossibilité de disposer des locaux prévus ou autres moyens essentiels prévus pour la tenue de l'Événement et ce pour des raisons de force majeure, ou tout autre cas de force majeure empêchant la tenue de l'Événement, obligeant l’organisateur à interrompre ou à annuler l'Événement, et faute de report possible de celui-ci, Colloquium ne sera débiteur d’aucune somme, indemnité, pénalité et/ou dommages et intérêts de quelque nature que ce soit à l’égard du Client et du Participant.

Si le cas de force majeure venait à durer ou à subvenir dans telle sorte que la tenue de l'Événement est impossible, le présent contrat sera résilié de plein droit sans qu'aucune des parties ne puisse prétendre à l'octroi de dommages et intérêts. Dans ce cas de figure, aucun frais d’inscription ne sera remboursé au Client ou au Participant.

Sont notamment considérés comme des cas de Force Majeure tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur à l’une des parties et l’empêchant de remplir partiellement ou totalement les obligations qui lui sont imparties au regard des présentes.

En cas de survenance d’un événement de force majeure, la partie affectée par celui-ci doit en aviser immédiatement l’autre par tout moyen.

13. Protection des données

Pour l’exécution des missions qui lui sont confiées par l’organisateur de l'Événement, COLLOQUIUM est amené à collecter, traiter et conserver les données personnelles des personnes physiques s’inscrivant à l’Evénement.

Les données sont uniquement collectées pour les finalités de l’organisation et de la commercialisation de l'Événement et selon les instructions de l’organisateur de l'Événement.

La collecte, le traitement (incluant l’enregistrement des données, les changements, la transmission, le verrouillage et la suppression) et l’utilisation de toutes les données personnelles des inscrits et participants à l’Événement sont mis en œuvre dans le respect de la législation française et européenne applicable à la protection des données personnelles. En sa qualité de sous-traitant de ces données personnelles agissant au nom et pour le compte de l’organisateur de l’Événement (responsable du traitement), COLLOQUIUM s’engage à respecter l’ensemble de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et notamment le Règlement Européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données.

Pour en savoir plus sur la gestion des données personnelles et pour exercer ses droits, le Client peut consulter la Politique de confidentialité mise en place par COLLOQUIUM.

14. Fraude à la carte bancaire

Colloquium est susceptible de transmettre à son assureur les informations en rapport avec la réservation du Client. Cette transmission permet à Colloquium de lutter contre la fraude à la carte bancaire.

La survenance d’un impayé au motif d’une utilisation frauduleuse d’une carte bancaire entraînera l’inscription des coordonnées en rapport avec la réservation du Client qui est à l’origine de cet impayé au sein d’un fichier incident de paiement mis en œuvre par l’assureur et placé sous sa responsabilité.

15. Photographies & Vidéos

Le Participant autorise Colloquium et son mandant et donneur d’ordre à utiliser son image dans le cadre de photographies ou vidéos produites dans le cadre de l’Evènement. Ces images et vidéos seront exploitées aux seules fins de promotion des activités du mandant de Colloquium, de l’Evènement et ses éditions à venir, et ce sur tout support et média existant ou à venir, pour la durée de protection des droit de propriété intellectuelle y afférent, pour toute exploitation en France et à l’étranger.

16. Informations et Réclamations

Toute demande d’informations, de précisions et réclamations éventuelles concernant les Prestations de COLLOQUIUM doit être adressée l’adresse suivante, dans les 30 jours suivant la fin de l’Evénement : COLLOQUIUM 33 rue la Fayette, 75009 Paris - Mail : le mail indiqué sur Site - Tél. : 01 44 64 15 15

Aucune réclamation ne sera traitée à l’issu de ce délai.

17. Modifications des Conditions Générales

COLLOQUIUM se réserve le droit à tout moment de changer, modifier, ajouter ou supprimer des parties aux présentes conditions générales, étant entendu que de telles modifications seront inapplicables aux réservations de Prestations effectuées antérieurement. Il est donc impératif que le Client prenne connaissance et accepte les Conditions particulières et les Conditions Générales au moment ou il effectue sa réservation, notamment afin de s’assurer des dispositions en vigueur.

18. Manquements contractuels

Chaque partie pourra résilier de plein droit le contrat en cas de non-respect de l'autre partie des obligations stipulées aux présentes, et à défaut pour la partie défaillante d'avoir remédié au manquement constaté dans un délai de 8 jours suivant la réception d'une mise en demeure adressée par l’autre Partie.

19. Loi applicable

L'élection de domicile est faite par Colloquium, à son siège social et pour le Client à domicile (ou à son siège social s’il s’agit d’une personne morale).

La présente relation contractuelle est régie par le droit français; en cas de litige, seuls les Tribunaux de Paris seront compétents.

20. Interprétation

Les éventuelles difficultés d’interprétation du présent Contrat dans une autre langue sont résolues par référence au sens du Contrat dans sa version française.