Congrès de la SFD 2022
 

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente Politique de confidentialité concerne la protection des données personnes telle que mise en place par:

COLLOQUIUM, société par actions simplifiée au capital de 2.347.000 euros, ayant son siège au 1-5 quai George V, 76600 Le Havre, inscrite au registre du commerce et des sociétés du Havre, sous le numéro 423 728 377 (ci-après “nous” ou “COLLOQUIUM”).

Cette Politique décrit la manière dont nous, sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données RGPD (Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données), collectons et utilisons vos données personnelles en relation avec le site: 

Aventri, permettant l’inscription à la manifestation congrès annuel de la SFD, pour le compte de l'organisateur de la manifestation :

Société Francophone du diabète
60 rue Saint-Lazare - 75009 Paris, France

et

COLLOQUIUM , son sous-traitant
1-5 Quai Georges V - 76 600 Le Havre, France

qui sont responsables du traitement au sens du RGPD.

 

Introduction

Nous, en tant que sous-traitant, garantissons que nous traitons les données personnelles pour le compte exclusif du responsable de traitement, mentionné ci-dessus, et conformément aux instructions de ce dernier, à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et aux présentes clauses.

 

Catégories des données recueillies 

Dans le cadre de nos services nous recueillons les catégories des données personnelles suivantes:

  • votre nom, prénom, état civil;

  • votre adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale;

  • le cas échéant, votre numéro RPPS;

  • le cas échéant, l’adresse électronique de la personne à mettre en copie;

  • tranche d'âge;

  • votre catégorie socio-professionnelle;

  • vos données bancaires (numéro de la carte bancaire);

  • le cas échéant, votre image (vidéosurveillance, congrès filmés, photos);

  • informations obtenues grâce à l’utilisation de cookies;

  • votre adresse IP, vos données de connexion, le type et la version du navigateur et autres données techniques de connexion.

La fourniture des données signalées par un astérisque sur les formulaires de collecte de données est obligatoire et nécessaire à la prise de votre demande d'inscription à la manifestation. A défaut de nous fournir ces données, nous pourrions ne pas être en mesure de prendre en compte votre demande d’inscription.

En plus de ces informations, nous recueillons, par ailleurs, des informations que vous acceptez de nous communiquer ou que nous recueillons dans notre intérêt légitime ou dans le cadre de nos obligations légales.

 

Finalités du traitement

Nous traitons vos données personnelles principalement pour l’organisation et la commercialisation de la manifestation.

 

Nature du traitement

La nature des opérations réalisées sur vos données personnelles, selon les prestations dont nous sommes en charge: 

  • gestion de l’inscription et de la participation à la manifestation,

  • création des fichiers de participants de la manifestation,

  • éditions des badges,

  • gestion des attestations de présence et de certificats divers, de lettre d’invitation,

  • production des statistiques post manifestation,

  • transmission des données aux exposants et partenaires pour les fins de prospection commerciale et de déclaration de transparence,

  • création de la base de données des intervenants scientifiques de la manifestation,

  • notification des intervenants retenus ou rejetés,

  • inscription à la manifestation des intervenants retenus,

  • création de la base de données des intervenants scientifiques pour la gestion du remboursement de leur transport,

  • édition du programme scientifique de la manifestation,

  • prospection commerciale,

  • création des fichiers contacts dans le logiciel des relations commerciales pour gestion de l’activité commerciale de la manifestation,

  • constitution de la base de données des sponsors,

  • gestion de l’activité commerciale et création des opportunités de ventes,

  • suivi de la facturation de la manifestation,

  • vous contacter si nécessaire,

  • gestion de vos demandes d’exercice des droits, réclamations et litiges,

  • nous acquitter de nos obligations légales, respecter les lois et réglementations applicables, répondre à des demandes légitimes émanant des autorités compétentes pour l’application de la loi,

  • et toute autre opération nécessaire dans le cadre de l’organisation et la commercialisation de la manifestation.

Cette liste se veut aussi exhaustive que possible, toute nouvelle finalité, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et prospects par une modification de la présente politique de confidentialité.

 

Bases légales du traitement des données

Les bases légales du traitement de vos données sont les suivantes:

  • votre consentement au traitement de vos données personnelles (par exemple envoi des newsletter, demande de contact, communication d’offre et d'actualités, transmission des données aux partenaires) ;

  • exécution d’un contrat via notamment les conditions générales de vente (par exemple inscription à la manifestation) ;

  • le traitement est nécessaire pour la satisfaction de notre intérêt légitime (par exemple gérer les réclamations et plaintes afin d’assurer notre défense, suivi facturation).

 

Origines des données

Les données personnelles relatives aux participants, exposants et prospects sont généralement collectées directement auprès d' eux.

La collecte peut aussi être indirecte, via des tiers:

  • via l’organisateur de la manifestation (fichiers adhérents, prospects, participants, utilisateurs de site web, etc),

  • via les partenaires et fournisseurs de COLLOQUIUM intervenant dans le cadre de l’organisation de la manifestation,

  • via les employeurs des personnes concernées.

 

Destinataires des données 

Vos données personnelles sont communiquées à:

des personnes internes: 

  • employés strictement habilités de COLLOQUIUM et des sociétés du groupe, amenés à intervenir pour vous permettre de participer à la manifestation. Ces personnes ne traiteront vos données que dans les finalités ci-dessus exposées et sont soumises à une obligation de confidentialité.

des personnes externes: 

  • l'organisateur de la manifestation,

  • les sous-traitants (par exemple la banque, le fournisseur de badges),

  • les exposants et partenaires dans certains cas (visite sur leur stand, participation à une session ou sponsorisée, etc), étant précisé que cette transmission est soumise à votre accord préalable;

  • le personnel externe habilité des services chargé du contrôle (commissaire aux comptes par exemple).

Tous ces tiers auxquels nous pourrions transmettre vos données personnelles sont tenus de garantir la sécurité de vos informations.

Par ailleurs, vos données personnelles pourront être communiquées à:

  • les autorités des pays accueillant la manifestation ou des pays d’origine des participants, dans le cadre de l’application de dispositions légales,

  • les autorités administratives ou judiciaires, locales ou nationales, dans la mesure où la loi l’exigerait.

Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent vos données.

Dans le cadre des finalités mentionnées dans la présente politique, nous serons susceptibles de transmettre vos données personnelles à des sociétés situées dans des pays non-membres de l'Union Européenne et de l’Espace Économique Européen, dont les législations en matière de protection des données personnelles diffèrent de celles de l’Union Européenne.

A ce jour, vos données sont transférées à la société:

Aventri, Inc. 
13 Marshall St #1
Norwalk, Connecticut 06854
USA 

Ce transfert est fait pour mener les activités de traitement suivants:

  • gestion de l’inscription et de la participation à la manifestation,

  • éditions des badges,

  • production des statistiques post manifestation,

  • inscription à la manifestation des intervenants retenus,

  • gestion de la partie de scientifique de la manifestation.

Cette société assure un niveau de protection adéquat de vos données.

 

Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi lors de leurs collecte ou tant que la législation nous impose de les conserver.

Elles sont conservées pour des durées variables en fonction du traitement, à savoir:

TRAITEMENT

DURÉE DE CONSERVATION

Données relatives aux participants ou exposants à la manifestation

Pendant la période des relations contractuelles et notamment pendant la durée de la manifestation, augmentée de 3 ans à des fins de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux prospects

3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect, ou jusqu’à ce que la personne concernée s’oppose à ce traitement

Données techniques 

1 an

Données bancaires

Supprimées dès la transaction réalisée

Si contestation de la transaction: conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit

Lutte contre le blanchiment

5 ans

Pièces comptables (factures, bons de réservation)

10 ans

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux ou contentieux.

 

Sécurité des données

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées et nécessaires afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction illicite ou accidentelle, manipulation, perte, divulgation ou accès non autorisé.

 

Vos droits 

En tant que personne concernée par le traitement de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants vous permettant de garder la maîtrise des informations vous concernant:

  • droit d’opposition: vous pouvez vous opposer, pour motifs légitimes, à figurer dans nos fichiers; vous pouvez aussi vous opposer à ce que les données vous concernant soient diffusées, transmises ou conservées;

  • droit d’accès: vous pouvez demander une copie des informations que nous détenons à votre sujet pour en vérifier le contenu;

  • droit de rectification: vous pouvez nous demander la rectification des informations inexactes ou incomplètes vous concernant;

  • droit d’effacement: vous avez le droit de nous demander l’effacement de données personnelles vous concernant;

  • droit de limitation: vous avez le droit de nous demander de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données;

  • droit de portabilité: vous pouvez demander à récupérer vos données personnelles que nous détenons à votre sujet, pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix;

  • droit post-mortem: vous disposez du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem;

  • droit d’introduire une réclamation (plainte) auprès d’une autorité de contrôle, à savoir en France la CNIL https://www.cnil.fr/fr/plaintes, si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés.

Vous pouvez exercer ces droits en tout temps soit en nous envoyant un e-mail à l’adresse RGPD@clq-group.com soit en nous envoyant un courrier à l’adresse postale: COLLOQUIUM, 16-18 rue de Londres, 75009 Paris, en précisant bien le nom de la manifestation.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les participants et les exposants sont informés qu’il s’agit des droits individuels qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses informations: pour des raisons de sécurité, la personne concernée doit justifier de son identité. 

 

Vos obligations

Nous déployons des efforts raisonnables en vue de nous assurer que vos données personnelles demeurent les plus exactes, complètes et à jour. Pour s’assurer que vos données soient exactes et à jour, et afin de nous aider à maintenir cet état de fait, vous devez nous informer, sans délai, de tout changement relatif aux renseignements que vous nous avez fournis.

Vous devez donc garantir que les données fournies par vos soins sont correctes, exactes, actualisées, fidèles et conformes aux lois applicables.

Compte tenu du fait que nous utilisons principalement les communications électroniques dans nos échanges avec vous, il vous est notamment demandé de nous notifier toute modification de votre adresse e-mail.

Vous êtes également responsable de la sécurité de vos données, notamment de la conservation confidentielle des mots de passe que nous vous avons donnés.

 

Pour plus d’informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez nous contacter par mail à l’adresse suivante: RGPD@clq-group.com.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL https://www.cnil.fr/.

 

Mis à jour le 03 août 2021