CONDITIONS PARTICULIERES - INSCRIPTIONS GROUPES

Par « Colloquium », on entend la société en charge de l’organisation de l’Evènement, dans la cadre d’un mandat préalable consenti par son mandant ou donneur, en général, une association professionnelle, COLLOQUIUM agissant en conséquence au nom et pour le compte de ce dernier.

Par « Inscription groupes», on entend l’inscription de plus de 10 participants..

Par « Client », on entend la personne morale ou physique effectuant une demande d’inscription.

Par « Participant », on entend la personne dont l’inscription est confirmée (Ex. congressiste, exposant etc…).

Par « Prestations », on entend les prestations dont est en charge Colloquium dans le cadre de l’organisation de l’Evénement. Les prestations pourraient être détaillées sur le Site.

Par « Site », on entend le site web dédié à l’Evénement

Par «Evénement », on entend la manifestation au titre de laquelle l’inscription est faite (le congrès, la conférence, la journée de formation, etc…), propriété du donneur d’ordre de Colloquium.

Par « Conditions Particulières », également les « CP », on entend l’ensemble des dispositions non prévues aux conditions générales et expressément mentionnées sur les différentes pages Web du Site. En cas de contradiction, les CP prédominent sur les Conditions Générales. Les CP et Conditions Générales constituent l’intégralité des accords entre le Client et Colloquium, mandataire de son donneur d’ordre.

1. Procédure d'inscription et délais

Le délai limite pour passer une commande de groupe en ligne est le 25 octobre 2019.

La facture correspondant à cette commande doit être réglée avant le 04 novembre 2019. Sans règlement des factures avant cette date, les noms ne seront pas importés dans le système, la distribution des badges ne pourra être effectuée et les inscriptions seront perdues.

L’enregistrement des participants pris en charge par les groupes via le renvoi du tableau complété est fixé au 04 novembre 2019. Si tous les noms et détails des participants ne sont pas transmis à cette date, les inscriptions ne seront pas validées et l’émission des badges correspondants ne pourra être garantie. COLLOQUIUM et les JRES ne sauront être tenus responsables si un invité est pris en charge par plusieurs organismes et aucun remboursement ne pourra être effectué. Toute inscription au tarif réduit nécessite l’envoi d’un document justificatif valide. Sans réception de ce document dans un délai de 2 semaines, l’inscription passera automatiquement au tarif plein, sans qu’une notification ne soit nécessaire.

2. Ajout et changement de nom

Tout ajout d’inscription devra être notifié par email avant le 04 novembre 2019 et réglé au plus tard le 04 novembre 2019. Le changement de nom est possible gratuitement jusqu’au 04 novembre 2019, puis sur place à partir du 3 décembre 2019, gratuitement à hauteur de 10% des inscriptions achetées. Tout changement de nom supplémentaire sera facturé 50 €.

3. Conditions d’annulation

Toute annulation par le Client de son Inscription doit être communiquée par écrit au secrétariat de l’Evénement (fax ou courrier ou e-mail).

Il ne sera fait aucun remboursement en cas de diminution ou de non utilisation des inscriptions achetées. En cas de non-règlement des sommes dues au moment de l’annulation, la totalité de ces montants resterait due.