CONDITIONS PARTICULIERES D’INSCRIPTIONS GROUPES

Par « Colloquium », on entend la société en charge de l’organisation de l’Evènement, dans la cadre d’un mandat préalable consenti par son mandant ou donneur, en général, une association professionnelle, Colloquium agissant en consequence au nom et pour le compte de ce dernier.

Par « Inscription groupes », on entend l’inscription de plus de 10 participants.

Par « Client », on entend la personne morale ou physique effectuant une demande d’inscription.

Par « Participant », on entend la personne dont l’inscription est confirmée (Ex. congressiste, exposant etc…).

Par « Prestations », on entend les prestations dont est en charge Colloquium dans le cadre du présent Contrat. Les prestations pourraient être détaillées sur le Site.

Par « Site », on entend le site web dédié à l’Evénement

Par «Evénement », on entend la manifestation au titre de laquelle l’inscription est faite (le congrès, la conférence, la journée de formation, etc…)

Par « Conditions Particulières », également les « CP », on entend l’ensemble des dispositions non prévues aux conditions générales et expressement mentionnées sur les differentes pages Web du Site. En cas de contradiction, les CP prédominent sur les Conditions Générales. Les CP et Conditions Générales constituent l’intégralité des accords entre le Client et Colloquium, mandataire de son donneur d’ordre.

1. Procédure d’inscription et délais

Le délai limite pour commander un nombre d'inscriptions est le 4 novembre 2019.

La facture est téléchargeable directement à la fin de la commande en ligne ou depuis l’email de confirmation qui vous sera envoyé quelques minutes après votre commande.

Le règlement peut se faire soit par carte bancaire lors de la commande (sans frais), soit par virement bancaire dans un délai de 15 jours à émission de la facture (date de votre commande) et impérativement avant le début du congrès. L'import de vos participants ne se fait qu'après réception du payement complet.

A la suite de votre commande, un tableau Excel vous sera envoyé par email pour nous communiquer la liste de vos invités.

Pour les commandes passées jusqu’au 20 septembre inclus : votre liste complète devra nous être retournée pour le 5

octobre au plus tard. Sans retour de votre part à cette date, votre liste sera acceptée mais au tarif majoré.

Pour les commandes passées à partir du 21 septembre : la liste complète devra nous être adressée dans les 4 jours

suivants votre commande.

A réception de votre liste, vos participants seront importés dans la base et recevront un email de confirmation individuel incluant le code-barres qui leur permettra d’imprimer leur badge sur place à leur arrivée ainsi qu’un lien permettant d’accéder au récapitulatif de leur inscription. Ils pourront alors, s’ils le souhaitent, ajouter une place pour le dîner des membres, s’inscrire aux ateliers théoriques et pratiques, ou toute autres prestations.

Ces ateliers sont optionnels et les places restreintes. Les cours théoriques sont payants.

Il est donc impératif de nous communiquer au plus tôt les adresses email personnelles ou professionnelles de vos participants dans le fichier Excel.

La liste finale des participants que vous avez inscrits vous sera envoyée pour vérification, environ 8 jours avant le congrès.

2. Tarifs et paiements

Le tarif préférentiel sera applicable jusqu’au 20 septembre. A partir du 21 septembre, le tarif majoré sera appliqué. La liste des tarifs est disponible sur le site.

Les prix sont exprimés en TTC. La TVA en vigueur (20%) est comprise dans le prix indiqué.

Il est précisé que tout paiement doit être effectué sous 15 jours et au plus tard avant le début du congrès, même en cas de bon de commande.

3. Ajout et Changement de nom

Tout ajout d’inscription devra être notifié par email avant le 4 novembre 2019. Attention : pour tout ajout après le 21/09 sur une commande effectuée avant le 20/09 le tarif majoré sera appliqué

Tout changement de nom devra être notifié par écrit avant le 4 novembre 2019.

Un changement de nom effectué sur place sera facturé 50€ et devra être réglé sur place directement, par CB ou espèces. Pour cela, le responsable du groupe, notre contact, devra se présenter à l’accueil groupe, au centre des congrès.

4. Conditions d’annulation

Pour toute annulation signifiée avant le 16 septembre 2019 : remboursement de 75% des montants versés pour l’inscription. En cas de non règlement au moment de l’annulation, ces frais administratifs resteront dus.

Pour toute annulation signifiée à partir du 17 septembre 2019 : aucun remboursement ne sera effectué. En cas de non règlement au moment de l’annulation, la totalité de ces montants resteront dus.

Toute annulation doit être communiquée par écrit au secrétariat de l’Evénement (fax ou courrier ou e-mail).

Les remboursements éventuels sont effectués après l’Evénement. Toute demande de remboursement doit être faite au plus tard 4 semaines après le premier jour de l’Evènement. Aucune demande de remboursement ne sera traitée une fois ce délai expiré.

5. Retrait des badges

Vos participants pourront retirer leur badge d’accès individuellement au congrès dès le mercredi 20 novembre pour les médecins, aux heures d’ouverture de l’accueil, sur présentation de l’email de confirmation d’inscription contenant leur code-barres personnel. Aucun retrait de groupe ne sera autorisé.

Les badges des infirmières seront envoyés par courrier le 24 octobre à l’adresse mentionnée lors de l’inscription. En cas de non réception du badge, une ré-impression sera tout à fait possible sur place à l’accueil dédié le mardi 19 et le mercredi 20 novembre.